Stand: Januar 2024

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Einweisung terranets bw GmbH an Fremdfirmen

Uns ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr wichtig. Daher informieren wir Sie nachfolgend gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Online-Einweisungen der terranets bw GmbH an Fremdfirmen. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist:

terranets bw GmbH
Am Wallgraben 135
70565 Stuttgart

Telefon: 0711/7812-0
Telefax: 0711/7812-1296
E-Mail: info[at]terranets-bw.de

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten Herrn Alexander Menges erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Telefon: 0711/7812-1312
E-Mail: datenschutz[at]terranets-bw.de

2. Welche Daten von Ihnen werden verarbeitet und zu welchem Zweck? Aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen unserer geschäftlichen Kontaktbeziehung bereitgestellt haben oder uns im Rahmen der Organisation oder Durchführung der Online-Einweisung zum tätig werden im Auftrag der terranets bw GmbH. 

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, wurden uns Ihre Daten von Dritten mitgeteilt (z.B. Kollegen:innen des Unternehmens, bei dem Sie beschäftigt sind und für die Zuweisung zur Fremdfirmeneinweisung zuständig sind).

Dies sind regelmäßig folgende (personenbezogene) Daten: 

• Anrede, ggf. Titel,
• Nachname und Vorname,
• Geburtsdatum (zur Identifikation),
• Lichtbildaufnahme (Webcamportrait),
• geschäftliche Organisationsdaten (Name des Unternehmens bzw. der Behörde, der Abteilung, der Dienststelle) sowie
• ggf. die (geschäftliche) Anschrift und
• (geschäftliche) Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefon, Mobiltelefon).

Diese Daten benötigen wir zur Organisation und Durchführung der Online-Einweisung und zur Erstellung eines personalisierten Zertifikats nach (erfolgreichem) Abschluss der Online-Einweisung des Mitarbeitenden der Fremdfirma, auf Basis derer die Mitarbeitenden für die terranets bw GmbH tätig werden dürfen.

Die Online-Einweisung dient dem Arbeitsschutz, um Mitarbeitenden von Fremdfirmen, die auf unserem Gelände tätig sind, gemäß DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" § 5 Abs. 3 auf allgemeine betriebsspezifische Regeln und Gefahren hinzuweisen und die Verantwortlichen der Fremdfirma oder deren Subunternehmer bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung für die Tätigkeit auf unserem Gelände zu unterstützen.

Der Zweck der Datenspeicherung ist damit wie folgt:

• Die Teilnahme an der Online-Einweisung dokumentieren.
• Die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung des Arbeitsschutzes in Bezug auf Fremdfirmen und die entsprechende Nachweisführung durch Zertifikatserstellung.
• Ggfls. eine Möglichkeit, die Dokumentation den zuständigen (Aufsichts-) Behörden zur Verfügung zu stellen.

Bei Teilnahme an der Online-Einweisung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Versendung der Einladung zur Softwareschulung und zur Erstellung des Zertifikats als Nachweis des erfolgreichen Abschlusses der Einweisung.

Wir nehmen Ihre personenbezogenen Daten temporär zur Speicherung der Wissensüberprüfung auf unserem Webserver auf. Eine Teilnehmerliste wird dabei nicht geführt. Das Zertifikat verbleibt dabei beim Unterwiesenen der Fremdfirma.

Im Nachgang zur Online-Einweisung und nach Zertifikatserstellung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur zur Dokumentation der Vorlage des Zertifikats am betrieblichen Standort der terranets bw GmbH.

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Verarbeitung? 

Die Online-Einweisungen werden aufgrund von Vertragsbeziehungen erbracht, deren Inhalt sich neben den Hauptleistungspflichten aus der Teilnahme an der Einweisung ergibt. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Der Nachweis über die erfolgreiche Einweisung (Zertifikat) ist gemäß der folgenden Aufstellung gültig:

1. Der Nachweis gilt immer pro Person und wird namentlich geführt. 
2. Der Mitarbeitende der Fremdfirma absolviert vor der Arbeitsaufnahme am betrieblichen Standort der terranets bw GmbH eine Online-Einweisung.
3. Anschließend beantwortet er Fragen via Online-Test (Online-Einweisung – Wissensüberprüfung zur Einweisung der Fremdfirmen.)
4. Das Zertifikat wird als Nachweis dem jeweiligen Mitarbeitenden der Fremdfirma zum Download bereitgestellt.
5. Das Zertifikat wird vor jeder Tätigkeit auf dem Betriebsgelände der terranets bw GmbH vorgelegt.
6. Das Zertifikat wird durch einen Mitarbeitenden der terranets bw GmbH am jeweiligen Betriebsstandort verifiziert (überprüft) und die Vorlage dokumentiert.

Das Zertifikat ist für ein Jahr gültig ab Erstellungsdatum und ist stets mitzuführen. Die Gültigkeit endet mit Ablauf des Jahres. Die Einweisung ist anschließend bei Fortführung der Tätigkeit erneut durchzuführen.

4. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten der Online-Einweisung werden von uns nach temporärer Speicherung der Wissensüberprüfung auf dem Webserver nach Bereitstellung des Zertifikats und Download durch den jeweiligen Teilnehmer gelöscht.

Die personenbezogenen Daten aus der Dokumentation der Zertifikatsvorlage bei unseren betrieblichen Standorten werden von uns drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Verifizierung stattfand, gespeichert. Sofern Ihre Daten verarbeitet werden, um einen offenen Sachverhalt zu klären, werden Ihre Daten so lange gespeichert, bis der Sachverhalt mit Abschluss etwaiger rechtlicher Ansprüche der terranets bw GmbH abschließend geklärt wurde. 

Bestehen darüber hinaus gesetzliche Aufbewahrungsfristen, z. B. aus dem Handelsrecht oder Steuerrecht, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer dieser Aufbewahrungspflicht speichern. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfristen wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. 

Nach Ablauf dieser Zeiten werden die personenbezogenen Daten gelöscht bzw. datenschutzkonform vernichtet. 

5. Für den Fall, dass wir Ihre Daten direkt bei Ihnen erheben, informieren wir Sie über Folgendes: Müssen Sie Ihre Daten bereitstellen oder ist die Bereitstellung für die Teilnahme an der Online-Unterweisung erforderlich?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist vertraglich vorgeschrieben (siehe "Sicherheitsanforderungen an Fremdfirmen". Dies ist regelmäßig Bestandteil der vereinbarten Auftragsunterlagen und beinhaltet die Führung eines Besucherbuches bei den betrieblichen Standorten der terranets bw GmbH sowie eine Anwesenheitsliste auf Baustellen). Darüber hinaus sind Ihre Daten für Ihre Teilnahme und der Durchführung der Online-Einweisung und Erstellung des Zertifikats zur Aufnahme der Tätigkeit auf betrieblichem Gelände und Baustellen der terranets bw GmbH erforderlich.

6. Weitergabe 

In unserem Unternehmen haben nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies im Rahmen ihrer ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen.

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten bedarfsspezifisch an unterschiedliche externe Stellen weitergeben. Diese externen Stellen sind gegebenenfalls externe Dienstleister, welche uns bei der Durchführung der Online-Einweisung unterstützen. Sofern wir Ihre Daten an externe Stellen weitergeben, schließen wir mit diesen Stellen grundsätzlich vertragliche Regelungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ab. Es sei denn der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist auf andere Weise sichergestellt, z.B. durch bereits bestehende gesetzliche Bestimmungen.

7. Betroffenenrechte

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffenem zu. Unter den Voraussetzungen von 

• Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft zu den über Ihre Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie die Einschränkungen des § 34 BDSG.
• Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten 
• Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Bitte beachten Sie die Einschränkungen des § 35 BDSG.
• Art. 18 DSGVO haben sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 
• Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit 

Sofern Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung ist, können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit gegenüber uns Ihre einmal erteilte Einwilligung widerrufen. 

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sofern wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten und wenn sich aus Ihrer besonderen Situation heraus Gründe gegen diese Verarbeitung ergeben, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen diese Verarbeitung. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesen Zwecken, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ein Recht auf Widerspruch steht Ihnen – ohne Einschränkung - gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO gegen jede Art der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu.

Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sofern wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sofern sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO jederzeit mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.